O uso de tecnologias digitais é indispensável em qualquer setor do mundo atual, seja no dia a dia das famílias ou no ambiente de trabalho. E para modernizar a gestão da máquina pública municipal, o governo Ronaldo Lopes/João Lucas investe para acompanhar a evolução coordenada pela Secretaria Municipal de Planejamento e Gestão (Seplag).

O setor responsável por implantar sistema online que agiliza a troca de informações entre pastas da Prefeitura de Penedo também atende ao cidadão com as facilidades do mundo virtual, entre elas o acompanhamento virtual das solicitações feitas no Protocolo Geral.

“Com a instalação de sistemas online para processos da Prefeitura de Penedo, também avançamos para o arquivamento dos documentos antigos, disponíveis apenas em sua forma física, no papel, para armazenamento em nuvem”, explica Gustavo Alencar, gestor da Seplag Penedo.

O trabalho feito diariamente já resulta em aproximadamente duzentas mil páginas digitalizadas, documentos que ganham um formato mais seguro para sua guarda, preservando dados oficiais, com acesso imediato e resguardados de forma segura.

Antes chegar nessa etapa, foi preciso organizar a papelada que estava espalhada por secretarias da Prefeitura de Penedo e também em galpões. A partir de 2021, a equipe do setor contábil da Secretaria Municipal da Fazenda (SEMFAZ) iniciou um trabalho minucioso.

Processos contábeis começaram a ser reunidos e arquivados da forma devida, catalogados e organizados por setor (Educação, Saúde e Assistência Social) e o restante na classificação Demais Pastas.

Arquivados em ordem cronológica e facilmente identificado nas prateleiras por conta da cor escolhida por setor, os documentos também são digitalizados a cada solicitação, assegurando assim cópia digital e a preservação do processo.

De acordo com Jailene Ferreira dos Santos, responsável pelo arquivo contábil da SEMFAZ, praticamente 80% da documentação da Prefeitura de Penedo disponível a partir de 2010 já está catalogada.